三井ホーム株式会社

既存メールシステムの数々の問題点

大手ハウスメーカーの三井ホームは、2014 年 7 月、Google Workspace をグループ会社等合わせて 6500 アカウント導入した。その直接的な契機は、2014 年 3 月末に既存メールサーバーの保守契約期間が終了することであった(後日、2015 年 3 月末まで延長)。そこで、2012 年 4 月より、次期メールシステムの検討・検証を始める。

それに先立ち、同社情報システム室では、既存メールシステムの問題点を確認。まず、冗長化のために 2 台必要であったメールサーバー以外に、同社のセキュリティポリシー上で、必要であった 2 種類のアンチウィルス用サーバー、監査用サーバー、アーカイブ用サーバーの計 5 システム 7 サーバーが必要という問題があった。

「これにより、保守運用管理や障害対応の手間、5 ~ 7 年おき、つまり 1 年に 1 サーバー以上の入れ替えによる構築作業やコストが発生するという問題がありました」と情報システム室長の長野 正人氏は説明する。

このほか、POP 型のメールシステムであったことで、4 年ごとのパソコン入替時に発生するメールデータの移行作業が大変という問題もあった。「約 4,000 台で 4,000 万円の費用および、1 台あたりデータ移行に半日かかるとしてのべ 2000 日分パソコンを利用できないというロスが発生していた」と情報システム室シニアマネジャーの髙橋 敏介氏は打ち明ける。

1 人あたりのメールサーバーのデータ容量が 100MB と小さく、メールボックスがすぐパンクしたり、Outlook Express はメール容量が 2GB を超えるとメールデータが消失してしまうというトラブルも頻発していた。サーバーはデータセンター 1ヶ所のみに設置していたことで、万一、データセンターが被災した場合にメールが使えなくなるというリスクもあった。

また、メールサーバー自体は冗長化しているものの障害が絶対に発生しないわけではなく、「過去実際にハードウェア障害により 3 日間、メールが使えなくなるという事態もありました」と髙橋氏。

既存システムに比べ Google Workspace の圧倒的コストメリット

初期構築・導入費用および5年間のランニングコストは、実は以前のオンプレミス型メールシステムの再構築のほうが若干下回ったが、そのメールボックスは 1 人あたり 100MB 。Google Workspace と同じ 30GB にするには、コストはその何十倍もかかることが予測される。「さらに、サーバーなどのハードを保守管理する手間が一掃されることを加味すれば、比較するまでもないと思います」と髙橋氏。

Google Workspace の導入にあたり、情報システム室では各部署に基本的な利用法を説明して回った。「メールシステムを切り替えたことによる細かな課題は諸々あったものの、例えば、Outlook で使えた名前でのソート機能などは検索を使えばいいという説明で済んだ」と情報システム室の村上 真広氏は言う。

情報システム室では、さらに活用を促進するため、各部署（5 ~ 8 人）ごとにひとり、比較的 IT リテラシーの高い人を「Google リーダー」と称する推進役に選出してもらったという。その経緯について、髙橋氏は次のように説明する。

「ある先行ユーザーからこういう話を聞きました。当初、細かい使い方まで決めて説明しようとしたものの、それでは説明するほうもされるほうも覚えきれず、負担感が増すだけで逆効果と気づいた、と。それで、大ざっぱな説明だけで後は各職場に任せたら、みんなそれなりに使い始めたということです（笑）」