そんな中、俎上に上がったのが Google のクラウド型オフィススイート Google Workspace 。山川氏が衝撃を受けたのは何よりその価格だったと言う。「当時、クラウド型も含め、いろいろな可能性を検討していましたが、Google Workspace はそれらの中で断トツのコストパフォーマンス。メールボックスのサイズや機能など、これほど高機能なものをここまでの価格で提供しているサービスはほかに見当たりませんでした。従来システムと比べても、ほぼ同額かそれ以下だというのだから驚かされました。その後、より具体的に導入を検討するために参加したセミナーで Google の営業担当者から採用しない理由を問われ、一つも思い浮かばなかったことで導入を決心しました」もちろん、オンプレミスからクラウド型に移行することには社内から懸念の声も上がっていた。また、これまでと使い勝手が変わってしまうことに対する現場の不安も少なからず伝わってきた。

「セキュリティ上の懸念については、これを丁寧に対応、説明していくことでこれを解消していきました。操作感の変化については、スタッフ各人に個人向け Gmail サービスの利用を推奨。あらかじめ Web メールに慣れ親しんでおいてもらうことで、業務メールシステム移行に伴うストレスを軽減できるよう配慮しています」 なお、移行の際、現場からの声でもっとも多かったのが、Gmail の見た目（UI）に対する違和感。Thunderbird など、当時のメーラーは 3 カラム方式が主流だったため、 Gmail の 2 カラム表示が見づらい、分かりづらいと言う意見もあった。 「とは言え、これは単に慣れの問題。優れた安定性や、アクセス性の高さなど、メリットの部分を享受するにつれ、そういった声は自然となくなりました」

まず、目に見えて大きな効果として、それまで情報システム課の"通常業務"だったメールの保守・メンテナンス作業が激減。「それまでの労力を 100 だとしたら、それが一気に 1 になりました。無駄な作業が減り、改善や新規導入など、"前に進む"ための業務に集中できるようになったのが何よりありがたいですね」。これに伴い IT 部門スタッフの残業時間も激減。月あたり 15 時間程度、残業の多いスタッフでも 20 時間程度に抑えられるようになった。

また、Google Workspace のメール以外の機能も、島村楽器の業務効率向上に貢献しているとのこと。例えば Google サイトを使った社内ポータル構築はその一例。プロジェクト単位で手軽にポータルを作れるなど、社内情報共有がよりスムーズになった。 「今年 2 月からは新たに Google カレンダーを使ったスケジュールの共有も始めました。弊社はその性質上、エリアを担当するマネージャーや店長、技術スタッフが複数店舗を移動するので、それを一目で分かるようにしました。そして何より、これらを1 つのアカウントでまとめて管理できるようになったことが、Google Workspace 導入、最大のメリットでした」

また、当初想定していなかった意外な効果として、社内 PC のコスト減も挙げられると言う。業務システムの多くをクラウドに移行したことで、必要となるスペックが低下。現在、島村楽器では約 1000 台の PC が稼働中なのだが、そのほとんどが安価なリサイクル品を利用している。これによって削減されたコストは何と数千万円単位。 「これから数多くのメリットを受け、現在弊社では、"Google 寄せ"という言葉が生まれるほどに。今後もさらにいろいりなことを試してみたいです。次は、距離の離れた店舗同士のコミュニケーションが取れる Google ハングアウトの活用を検討中です」